Automatisation de la création de commandes de vente : une solution entièrement intégrée SAP
- STMS
- 14 avr.
- 4 min de lecture
Le défi : un processus manuel, chronophage et source d'erreurs
Dans de nombreuses entreprises industrielles, la gestion des commandes clients repose encore sur des processus manuels. Les équipes commerciales reçoivent quotidiennement des commandes par e-mail sous forme de texte dans le corps du message ou de documents PDF en pièce jointe et doivent les ressaisir manuellement dans SAP S/4HANA.
Ce mode de fonctionnement, en apparence anodin, génère en réalité des coûts cachés considérables : temps passé à la saisie, risques d'erreurs de retranscription, délais de traitement allongés et difficultés de suivi. C'est précisément ce problème que STMS a relevé en proposant une solution d'automatisation complète, construite sur les fondations de la SAP Business Technology Platform (BTP).
Deux niveaux de solution pour adresser tous les contextes
Avant d'entrer dans le détail technique, il est important de souligner qu'il n'existe pas une seule réponse à ce défi. Chez STMS, nous avons développé une approche à deux niveaux, adaptée à la maturité et aux besoins spécifiques de chaque organisation.
Une solution standard, rapide à déployer, permet de couvrir la grande majorité des cas courants dès les premières semaines. Une solution avancée, plus sur mesure, répond aux contextes métier les plus complexes, avec des besoins de mapping poussés et une logique tarifaire spécifique. Quel que soit le point de départ, les deux approches s'inscrivent pleinement dans l'écosystème SAP et peuvent évoluer l'une vers l'autre au fil de la montée en maturité.
Le point de départ idéal : la solution standard SAP Build Process Automation
Pour les organisations souhaitant franchir un premier pas concret vers l'automatisation de leurs commandes, SAP Build Process Automation propose une approche native, standard et rapide à déployer. Sans développement sur mesure, cette solution permet de scanner et traiter automatiquement jusqu'à 60 % des documents reçus, couvrant ainsi la grande majorité des cas courants : commandes structurées, formats récurrents, données facilement exploitables.
L'atout majeur de cette approche est sa rapidité de mise en œuvre. De la configuration à la mise en production, en passant par les phases de tests, le projet peut être bouclé en 5 à 7 semaines. Un délai particulièrement court qui permet de démontrer rapidement la valeur de l'automatisation et de convaincre les équipes en interne.
Cette solution constitue une excellente porte d'entrée : elle s'aligne pleinement avec les standards SAP, s'intègre nativement dans votre environnement S/4HANA et pose les fondations d'une montée en maturité progressive vers une solution plus avancée le jour où vos besoins l'exigeront.
La solution avancée : trois composantes BTP, un processus unifié
Lorsque le contexte métier est plus exigeant. Mapping complexe, référentiels produits hétérogènes, logique tarifaire spécifique. Une architecture plus poussée s'impose. STMS a conçu une solution intégrée s'appuyant sur trois briques complémentaires de la SAP BTP, couvrant l'ensemble de la chaîne de traitement : de la réception de l'e-mail jusqu'à la création de la commande de vente dans SAP S/4HANA.
1. SAP Document Information Extraction : Lire et comprendre les commandes entrantes
La première étape du processus repose sur SAP Document Information Extraction (Document AI). Dès réception d'un e-mail dans la boîte de commandes, la solution le capture automatiquement et analyse son contenu grâce à une technologie OCR (Optical Character Recognition) enrichie par l'intelligence artificielle.
Que la commande soit rédigée directement dans le corps du message ou jointe en PDF, l'outil identifie et extrait les informations structurées pertinentes : références produits, quantités, conditions de livraison, données clients, etc.
Un moniteur dédié permet aux utilisateurs de visualiser les résultats de chaque extraction, de les valider ou de les corriger si nécessaire. Ce mécanisme de supervision active contribue en outre à l'amélioration continue du modèle, qui s'affine au fil des traitements.
2. SAP AI Core : Un mapping intelligent entre données clients et référentiel SAP
L'extraction brute des données ne suffit pas. Dans la réalité opérationnelle, les désignations produits utilisées par les clients ne correspondent pas toujours exactement aux libellés du référentiel SAP. C'est ici qu'intervient SAP AI Core.
Ce composant assure un mapping intelligent entre les informations extraites et les données internes de SAP : identification du bon article SAP à partir d'une désignation client approximative, application des conditions tarifaires adaptées selon la logique métier, résolution des ambiguïtés de données. Grâce aux capacités d'apprentissage automatique de SAP AI Core, ce rapprochement gagne en précision et en pertinence au fur et à mesure des traitements.
3. SAP Build Process Automation : Piloter, contrôler et créer
La dernière étape est orchestrée par SAP Build Process Automation. Une fois les données extraites et mappées, la solution déclenche automatiquement la création des commandes de vente dans SAP S/4HANA, sans intervention humaine.
Les équipes métier accèdent à un tableau de bord centralisé via une tuile SAP Fiori, depuis lequel elles peuvent suivre en temps réel l'état de traitement des commandes. Lorsqu'une commande ne peut pas être créée automatiquement, en raison d'une information manquante ou erronée, l'utilisateur est alerté et peut intervenir directement pour compléter ou corriger les données, sans avoir à relancer l'intégralité du processus.
Les bénéfices concrets pour les équipes
Quelle que soit l'approche retenue, les gains sont tangibles à plusieurs niveaux de l'organisation. Les équipes commerciales sont libérées des tâches de saisie répétitives et peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. La direction bénéficie d'une meilleure visibilité sur les flux de commandes et d'une traçabilité accrue. L'entreprise dans son ensemble réduit ses risques d'erreurs et améliore ses délais de traitement.
Au-delà de l'efficacité opérationnelle, c'est une véritable transformation du rapport au travail que cette automatisation permet d'engager.
Pourquoi choisir une approche 100% SAP ?
En s'appuyant exclusivement sur les composantes de la SAP BTP, ces solutions s'intègrent nativement dans l'environnement SAP S/4HANA existant, sans nécessiter d'outils tiers ou de connecteurs complexes. La gouvernance des données, la sécurité et la maintenabilité sont ainsi pleinement maîtrisées, dans le respect des standards SAP.
C'est la promesse de solutions robustes, évolutives et alignées avec la trajectoire technologique SAP , aujourd'hui et demain.
Vous souhaitez explorer comment automatiser vos processus de gestion des commandes ? Nos experts sont à votre disposition pour étudier votre contexte et vous proposer l'approche la plus adaptée à vos besoins.
